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2006. 12.01

Eディスカバリー(電子的情報の開示): 米国連邦民事訴訟規則の重要な変更

2006年12月1日、米国連邦民事訴訟規則(「FRCP」、Federal Rules of Civil Procedure)の一部が改正され、ディスカバリー(開示)において訴訟当事者が電子形式で保存された情報(「ESI」、Electronically Stored Information)をいかに取り扱うべきかについて、一貫性のある基本原則が定められました。改正された規則について、概念的な議論がなされていますが、まだその内容を把握していない方も多いと思われます。以下、今回のFRCPの大幅な改正の結果、訴訟当事者に最も大きな影響を及ぼすと思われるディスカバリー手続に関する具体的な変更点を4つ挙げ、それらの概要について簡単に説明いたします。

1. 修正FRCP34(b): 文書提出の形式を指定する。

  • 文書要求当事者は、文書提出を要求する際、様々なタイプのESIがどのような形式で提出されるべきかを指定することができます。
  • 応答当事者は、要求された形式に同意しない場合には、その応答において当該形式に反対し、反対理由を述べ、自己が使用する予定の形式を指定しなくてはなりません。
  • また、応答当事者は、ESIを提出する形式が文書提出要求において特定されていない場合は、自己が使用するESIの形式を明確にしなければなりません。
  • 訴訟の両当事者が別段の合意をしない限り、または、裁判所が別段の命令を下さない限り、応答当事者は、「合理的に使用可能な」形式または通常保存されている形式でESIを提出しなければなりません。

ある特定のフォーマットがある特定の状況下において「合理的に使用可能」であるか否かという問題については、これからの裁判所の解釈によります。電子メールを含む様々なタイプのESIに関しては、テキスト検索可能なPDFは「合理的に使用可能」とみなされるべきと考えます。

2. 新FRCP26(b)(2)(B): 「合理的にアクセスできない」ソースにある情報のディスカバリー手続に関する規定が新たに追加された。

  • 文書提出当事者は、文書提出要求に対する応答において、ソースを「合理的にアクセスできない」と特定した場合、裁判所命令がない限り、当該ソースにある情報の提出に応じる必要はありません。
  • 要求当事者が開示強制の申立てを提起した場合、または、応答当事者が保護命令を受けるためには、応答当事者は、情報が本当に「合理的にアクセスできない」ことを立証する必要があります。しかし、かかる立証がなされた場合であっても、要求当事者が「正当な理由」を示した場合には、裁判所は当該ソースにある情報の開示を命じることができます。

「合理的にアクセスできる」の定義は、これからの裁判所の解釈によります。また、開示に要する負担または費用が、当該開示から得られるであろう利益を上回る場合には、裁判所は、当該ディスカバリーを制限するために、FRCP26(現在のFRCP26(b)(2)(C))に基づく保護命令を下す従来通りの裁量権を有します。ディスカバリーの当初においては、「アクセスできない」データを提出する必要はないものの、当該データを保全する義務は依然として残ります。

3. 修正FRCP26(f): 26(f)で規定する当初のディスカバリー協議において、今まで以上の話し合いが義務付けられる。

  • FRCP 26(f)で規定するディスカバリー計画の協議には、ESIの提出形式等、ESIのディスカバリーに関連するあらゆる問題についての話し合いを含めなければなりません。
  • 訴訟当事者は、特定のロケーションにあるESIが合理的にアクセスできるか否かについて、および当該ESIを回収し、レビューする負担について協議する必要があります。
  • また、訴訟当事者は、開示すべき情報(非電子的情報を含む)の保全に関する問題について協議することも求められます。

連邦諮問委員会の本修正に関する注記には、FRCP26(f)で求められる協議で話し合うべき新しい領域について、より詳細な説明がなされています。コンピューターシステムの能力を考慮したディスカバリー計画を立てるために、訴訟当事者が当該コンピューターシステムについて話し合うことが重要となるかもしれません。「場合によっては、当事者の コンピューターシステムについて詳しい知識を有する個人の特定および当該個人からの早期の情報開示が有用である可能性があります。」さらに、どのソースのESIを検索すべきか否か、どのデータを保全すべきか否か、また、いかなる形式でESIを提出すべきかを特定するために、弁護士がクライアントのコンピューターシステムおよびデータに十分精通することが必要となるでしょう。データの保全に関して検討する際には、「関連性のある証拠を保全するニーズと継続中の事業活動に欠かせない日常業務を継続するニーズという二つの相反するニーズのバランスに特に注意を払う必要がある点に留意すべきです」。

4. 新FRCP37(f): ESIの悪意なき破棄に対するセーフハーバー(Safe Harbor)規定。

  • 特別な事情がある場合を除き、電子情報システムの、定期的かつ誠実な運用の結果、電子的に保存された情報が破棄され、当該情報の提出が不可能になったとしても、裁判所は当該情報の提出が不可能になった当事者に制裁を加えることはありません。
  • 「誠実な運用」の要請によって、関連情報が確実に保存されるよう、日常的に使用しているデータ消去メカニズムの一定の機能を変更または停止することを求められる可能性があります。

FRCP37(f)に基づく保護を確実に得る最善の方法の一つは、係争中の、または合理的に予測できる将来の訴訟に関連したESIを特定し、保存するための一貫性のある手順を確立すると共に、ESIの保存および定期的なデータ破棄に関する厳格なプログラムを採用し、実施することです。但し、このFRCP37(f)のセーフハーバーの規定は、本規則に基づく制裁にのみ適用され、他の権原に基づく制裁や職業倫理規定に基づく制裁には適用されません。

今、企業がなすべき最も重要なことは、上記Eディスカバリーに関する新しい要件に当該企業が適応するための手助けを行い、同社の戦略的ポジションに利する解釈を弁護する訴訟専門の弁護士を雇用することです。


Electronic Discovery: Important Changes in the Federal Rules of Civil Procedure

On December 1, 2006, certain of the Federal Rules of Civil Procedure were amended to provide consistent ground rules for parties dealing with Electronically Stored Information ("ESI") in discovery. Everyone talks about the amendments in the abstract, but you may still be wondering what they are. Below we provide a simple summary of four specific changes to the discovery process most likely to affect you as a result of these broader amendments to the Federal Rules.

1. Amended Rule 34(b): Specifying the forms of production.

  • In a request for documents, the requesting party may specify the forms in which various types of ESI are to be produced.
  • If the responding party does not agree with the requested forms, it must object to the requested forms in its response, state the reasons for the objection, and specify which forms it intends to use.
  • The responding party also must specify the form of production it intends to use where the document request does not specify any form of production for ESI.
  • Unless the parties otherwise agree or a court otherwise orders, the responding party must produce ESI in a "reasonably usable" form, or in the form in which it is ordinarily maintained.

Note that the question whether a particular format is "reasonably usable" in the context of a particular case is open to interpretation by the courts. For many types of ESI, including email, a text-searchable PDF should be considered "reasonably usable."

2. New Rule 26(b)(2)(B): Adjusted procedure for discovery of information from sources that are "not reasonably accessible."

  • When a producing party identifies a source as "not reasonably accessible" in its response to a document request, the party need not provide discovery from that source absent a court order.
  • On motion to compel or for a protective order, the responding party bears the burden of showing that the information truly is "not reasonably accessible." Even if that showing is made, however, the court may still order discovery from that source if the requesting party shows "good cause."

Note that the definition of "reasonably accessible" is open to interpretation by the courts. Also note that courts still have the traditional discretion to grant protective orders under Rule 26 (now Rule 26(b)(2)(C)) to limit discovery wherever the burden or expense outweighs its likely benefit. Even though "inaccessible" data need not be produced initially, there still remains an obligation to preserve that data.

3. Amended Rule 26(f): More discussion at the 26(f) conference.

  • The initial Rule 26(f) discovery planning conference must now include a discussion of any issues relating to disclosure or discovery of ESI, including the forms in which ESI should be produced.
  • The parties must discuss whether ESI in certain locations is reasonably accessible, and the burden of retrieving and reviewing that ESI.
  • Parties are also expected to discuss any issues relating to preserving discoverable information (including non-electronic information).

The Advisory Committee notes to this amendment provide additional detail about the new areas of discussion expected at the Rule 26(f) conference. It may be important for the parties to discuss their computer systems in order to develop a discovery plan that takes into account the capabilities of those systems. "In appropriate cases identification of, and early discovery from, individuals with special knowledge of a party's computer systems may be helpful." It will be necessary for counsel to have sufficient familiarity with the client's computer systems and data to be able to identify which sources of ESI will and will not be searched, which data will and will not be preserved, and in what format each type of ESI should be produced. Note that the parties' discussion regarding preservation "should pay particular attention to the balance between the competing needs to preserve relevant evidence and to continue routine operations critical to ongoing activities."

4. New Rule 37(f): Safe Harbor for good-faith disposal of ESI.

  • Absent exceptional circumstances, a court may not impose sanctions on a party for failing to provide electronically stored information lost as a result of the routine, good faith operation of an electronic information system.
  • "Good faith" may require a party to modify or suspend certain features of routine data destruction mechanisms to ensure that relevant information is preserved.

One of the best ways to ensure protection under Rule 37(f) is to adopt and implement a robust program for the retention and routine disposal of ESI, coupled with a consistent methodology for identifying and preserving ESI that is relevant to pending or reasonably foreseeable litigation. Note that Rule 37(f) applies only to sanctions under these rules and does not affect other sources of authority to impose sanctions or rules of professional responsibility.

Your most essential task now is to hire litigation counsel who can help your company meet these new requirements and advocate for interpretations that benefit your strategic position.

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